Kontinuitetsplanering & -hantering
Kontinuitetsplanering
Kontinuitetsplanering handlar om att ha en plan för hur man ska upprätthålla en godtagbar kontinuitet i en organisations processer i händelse av störningar. Hur man ska kunna behålla en förmåga att fortsätta att leverera varor och tjänster i en acceptabel omfattning, trots mer eller mindre allvarliga störningar.
Det kan vara störningar i IT-system eller avbrott i internetkommunikation eller elförsörjning. Men det kan också vara störningar i verksamheten på grund av att personal inte kommer till arbetet eller att lokaler har förstörts. Kontinuitetsplanteringen skall innefatta hantering av alla typer av händelser som kan störa kontinuiteten i arbetsprocesserna.
Kontinuitetshantering
Ibland används uttrycket kontinuitetshantering, vilket är ungefär samma sak som kontinuitetsplanering, men med en lite vidare betydelse. Det handlar inte bara om att planera och förbereda sig för avbrott och störningar, utan också om ett återkommande arbete med planering, införande av rutiner, övning och testning för att dra lärdom och införa förbättringar. Kontinuitetshantering är ett arbete som aldrig tar slut. Grunden för kontinuitetshantering är att skaffa sig ett system som är så robust som möjligt, så att störningar ska bli så få som möjligt och inte ge onödigt stora skador, som är svåra och kostsamma att reparera.
Läs mer nedan om vikten av kontinuitetsplanering och hur du kan gå tillväga för att skydda din verksamhet.
Vi erbjuder även workshops i kontinuitetsplanering, anpassad specifikt för era behov. Vi hjälper er att utveckla en robust kontinuitetsplan för att säkerställa att er verksamhet kan fortsätta även under krissituationer. Kontakta oss gärna om ni vill veta mer.
Kontinuitetshantering i fyra steg
Steg 1 är att analysera sina processer:
Hur ser de ut? Vad händer vid en störning av processerna? Vad kan vi lätt ersätta vid en förlust? Vilka manuella hanteringar kan vi tillfälligt återgå till? Finns den ”gamla” hanteringen kvar i personalens kollektiva minne? Hur länge kan vi klara oss med alternativa metoder? Med analysen som grund åtgärdar man de identifierade svagheterna. Man skapar en ny säkerhetsgrund för sina processer. En robust grundsäkerhet är det bästa att bygga kontinuitetshanteringen på.
Steg 2 är att genomföra kontinuitetsplanen:
Införa rutiner för alternativa lösningar vid störningar av processerna. Fördela ansvar vid en kris. Alla ska veta sin uppgift. För detta krävs information och utbildning av personalen. Testa alternativa rutiner.
Steg 3 är att följa upp de störningar som ändå inträffar:
Hur fungerade planen vid en incident? Analysera och dokumentera vad som hände och vilka åtgärder som var mest effektiva.
Steg 4 är att förbättra kontinuitetsplanen:
Gör en ny analys av organisationens processer. Ändra de rutiner och tekniska lösningar som inte höll måttet vid incidenten. Gör om kontinuitetsplanen och anpassa den till de nya erfarenheterna.
Kontinuitetsplanen måste ständigt uppdateras med nya förutsättningar som grund. Kontinuitetshantering är en cykliskt återkommande process.
En kontinuitetsplan ska innehålla all information som behövs för att personalen ska veta vad de ska göra vid en störning i en viktig aktivitet eller resurs. Syftet är att kunna upprätthålla verksamheten på en acceptabel nivå under störningen och att kunna återställa de vanliga processerna så snart som möjligt.
Kontinuitetsplanen ska vara:
Tydlig och enkel att förstå
Tillgänglig för all berörd personal
Inövad av berörd personal
Några delar som ska beskrivas i kontinuitetsplanen:
Reservrutiner
Återställningsrutiner
Återgångsrutiner
Nödvändiga kontaktuppgifter
Vägledning för kontinuitetshantering
Det finns en standard med namnet ”Vägledning för kontinuitetshantering” och med beteckningen SS 22304:2014.
Den kan beställas på Svenska institutet för standarders webbplats www.sis.se
Intresserad av en workshop i kontinutetsplanering?
Vi kan erbjuda Workshop för Kontinuitetsplanering. Vårt workshop-upplägg inkluderar:
Uppstartsmöte – Planering kring omfattning och avgränsning.
Workshop – Två tillfällen på cirka 2 timmar vardera med utbildning kring kontinuitetsplanering och genomförande av workshop.
Dokumentation och avrapportering.
Kontakta oss gärna för mer information.